Cara Upload Ulang File PDF ke Open Journal System (OJS)

Kali ini saya ingin membagikan teknik mengupload ulang file PDF paper kita yang hilang dari peredaran Open Journal System kita. Kasus ini biasanya terjadi karena dua hal:

1. Adanya pemindahan server, karena OJS ini sifatnya basisdata, maka ketika upload file, maka ototmatis sistem membuat alamat download dari file PDF yang kita upload. Nah, ketika ada pemidahan server, maka file PDF tersebut juga ikut pindah TAPI TIDAK dengan alamat basisdatanya. Inilah yang membuat ketika kita download tidak bisa. Ibaratnya begini, ada seorang Profesor beralamat di Jalan A. Kemudian suatu waktu beliau pindah ke Jalan B. Nah, kita tahunya beliau tinggal di Jalan A, dan kita tidak tahu kalau beliau sudah pindah. Maka sampai kiamatpun, kalau kita cari beliau di Jalan A tidak akan pernah ketemu. Solusinya, kita harus cari tahu atau tanam kembali di kepala kita (database baru) bahwa beliau ada di Jalan B.
2. Paper di OJS kita belum memiliki Digital Object Identifier (DOI) adalah alamat unik yang bersifat permanen. DOI ini berafiliasi dengan pengindek CrossRef. Artinya, kalau paper kita sudah memiliki DOI, maka ketika ada pemindahan server juga tidak apa-apa, karena sudah tersimpan ototmatis di database Crossref. Namun untuk memiliki DOI, kita harus mengeluarkan biaya, selain untuk biaya register, juga biaya tahunan untuk paper kita tersebut. Biasanya CrossRef diurus oleh LPPM sebuah Universitas secara kolektif untuk semua jurnal di lingkup kampus tersebut.

Terlepas dari itu, saya anggap kita belum memiliki DOI ni... tiba-tiba ada pemidahan server, tentunya file PDF kita tidak bisa didownload, jadi file PDF itu tidak hilang sebenarnya, hanya saja pindah ke alamat baru yang kita tidak ketahui, namun ada juga yang bilang memang hilang. Ah sudahlah, yang penting sekarang saya bagikan cara upload ulang file PDF tersebut.

Pertama, login sebagai Manager atau Editor. Kalau login lewat akun Manager, nanti pilih Editor.

Kedua, pilih Back Issues. Kemudian pilih Volume/Nomor tempat paper yang PDF-nya hilang.

Ketiga, klik judul papernya dari list judul paper pada terbitan tersebut.

Keempat, pilih Editing, kemudian role ke bawah, perhatikan di bagian Layout. Disini ada dua metode upload. Pertama, lewat Edit, kedua lewat Galley. 

Klik Edit. Maka akan muncul halaman baru untuk pilih file PDF. Silahkan pilih file PDF dari Local Labtop/PC Anda. Kemudian klik Simpan (Save).

Klik Galley. Kemudian pilih Choose File --> Upload --> Save. Metode Galley ini, ada kekurangannya, yakni seakan-akan file PDF yang kita upload adalah baru. Artinya, proses ini akan menghilangkah jumlah tampilan download / view dari paper tersebut. Jadi, saran saya cukup klik Edit saja.

Sampai disini, Anda sudah mengupload ulang file PDF yang dihilang tersebut. Silahkan Refresh, kemudian coba klik Archive - Volume/Nomor terbitan, klik paper tersebut, InsyaAllah sudah bisa didownload lagi.

CATATAN PENTING:

Kejadian seperti ini perlu segera dikerjakan, mengingat pentingnya file PDF tersebut bagi para penulis yang pernah publish di Jurnal kita. Hal ini akan mengurangi kepercayaan para penulis dari luar untuk publish lagi ke Jurnal kita. Karena ketika file PDF tersebut tidak bisa didonwload dari OJS kita, maka di seluruh pengindek juga tidak bisa didownload, kecuali file PDF kita sudah memiliki DOI atau terindek CrossRef.

Semoga bermanfaat...!